Espaço amplo, dotado das condições adequadas para acondicionamento do acervo, com capacidade para receber até 80 mil caixas que acomodam milhares de documentos, ambientes climatizados, entre eles recepção para receber pesquisadores, servidores e cidadãos em atendimento e estacionamento. Essa é a estrutura da nova sede do Arquivo Público Estadual (APE), localizado na avenida Senador Salgado Filho, 2815, Lagoa Nova.
O órgão possibilita agilidade e comodidade nas consultas, segurança e preservação da documentação, armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos, além de pronto-atendimento às demandas judiciais e aos servidores em geral. “A documentação sob a guarda do Estado, especialmente a que diz respeito aos servidores, só não é mais valiosa do que o seu patrimônio humano, por isso deve ser guardada e preservada com todo cuidado”, explicou o secretário adjunto da Administração (Sead), Iranildo dos Santos Germano.
Desde agosto de 2018, a gestão documental do Arquivo passou a ser realizada por empresa especializada (vencedora de licitação para gestão, manutenção e conservação), com apoio e supervisão da equipe de servidores estaduais lotados na Secretaria de Estado da Administração (Sead). A gestão atual concluiu a transferência de todo o acervo e negociou a renovação contratual.
Para renovar o contrato, vencido no último mês de julho, a Secretaria da Administração, em atendimento ao Decreto Nº 28.693 – que estabelece as providências para a revisão das despesas de custeio no âmbito do Executivo Estadual – renegociou o valor, que foi reduzido em 10%. Com isso, o valor global anual do contrato passou a ser de R$ 302.400,00 (trezentos e dois mil e quatrocentos reais), recursos do orçamento da Sead, a qual o APE está vinculado.
O contrato, além da infraestrutura necessária à gestão documental, prevê manutenção periódica, conservação, segurança e locação do prédio da sede do arquivo. O atendimento ao público externo no Arquivo Público é realizado de segunda a sexta, das 7h às 13h. O acesso à sede pode ser realizado também pela rua Tabelião Manoel Procópio.
SOBRE O ARQUIVO PÚBLICO ESTADUAL – A menção mais antiga referente ao Arquivo Público está na mensagem do governador Augusto Tavares de Lira que foi lida junto ao Congresso Legislativo, na abertura da 1ª sessão da 5ª legislatura, em julho de 1904.
Como instituição, o Arquivo Público Estadual (APE) foi criado pela Lei n° 4.742 de 18 de maio de 1978, integrante da estrutura da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos, com a finalidade de orientar a política estadual de arquivo; e como órgão central do Sistema Estadual do Arquivo (SEARQ), instituído na mesma data pelo Decreto nº 7.349, com a finalidade de assegurar a proteção dos documentos do Poder Público, preservando os que tenham ou venham a ter valor histórico.
As atividades do APE e do SEARQ desenvolveram-se em harmonia com as diretrizes estabelecidas para o Sistema Federal de Arquivo. O Decreto 12.924 de 20 de março de 1996 reestruturou o Sistema Estadual de Arquivo.
Atualmente, o APE possui mais de 300 mil itens em seu acervo, dentre eles: documentos de servidores como processos com tramitação encerrada, aposentadorias; processos financeiros; convênios; portarias; contratos e prestações de contas; decretos e leis do Brasil do Século XIX (decisões do Governo do Império do Brasil); annaes do Senado Federal do Século XIX (anos 1892 e 1893); ofícios e relatórios sobre os índios de Extremoz do Século XIX (1822); decretos e leis do Rio Grande do Norte dos Séculos XIX e XX; constituições do Rio Grande do Norte dos Séculos XIX e XX; falas e relatórios de Presidente de Província do Rio Grande do Norte do Século XIX (anos de 1822 a 1877); mensagens à Assembleia e relatórios dos governadores, presidentes e interventores do Rio Grande do Norte do Século XX (anos de 1910 a 1980); projetos e relatórios das diversas secretarias de Estado do Século XX (décadas de 1960 a 1990); documentação (fichas e dossiês) do Departamento Estadual de Ordem Política e Social (DOPS) referente à Intentona Comunista no Rio Grande do Norte (anos de 1935 a 1940) e ao período do Regime Militar (anos 1964 a 1970, contendo fichas e dossiês de diversas personalidades públicas, eclesiásticas e políticas locais e de diversos Estados do Brasil).
Mantém sob sua custódia, também, acervos de órgãos extintos como a Sociedade Assistência Hospitalar; Departamento de Instrução Pública (órgão que se transformou na Secretaria de Educação – SECD); Departamento da Municipalidade (período de 1930 a 1940) e o Instituto de Terras do Rio Grande do Norte – ITERN (período de 1961 a 1969).
Conta ainda com:
Acervo de jornais: Jornal A República (período de 1889 a 1990 – periódico fundado por Pedro Velho de Albuquerque Maranhão no século XIX); Diário Oficial (período de 1940 a 2007 – periódico com publicações dos atos e decisões dos governos estadual e municipais e do Poder Judiciário).
Acervos privados: Acervo doado pelo ex-governador do Estado, Sílvio Pedrosa, representativo da vida pública local, composto por fotografias e atos do seu governo; Acervo de José Mussulini Fernandes, composto por revistas locais e nacionais do período de 1920 a 1976; além de cartas de Nísia Floresta e de Isabel Gondim (Século XIX).
